조직에서 인정받고 있는 인재들이 직장이나 집단에서 커뮤니케이션하는 방식에는 일반인과는 뭔가 다른 점이 있다. 최소한 직장에서 동료들과 다른 차별성을 보이기를 원한다면 다음과 같은 커뮤니케이션 방식을 실천하기 바란다.
① 덧셈논리 : 토론이나 회의를 할 경우 다른 사람의 생각과 사고에다 자신의 아이디어를 추가하는 능력, 즉 변형을 시키거나 더 깊게 들어가거나 아니면 자신의 생각을 더하는 경우 등이다.
② 선제방어논리 : 브리핑을 할 때나 보고를 할 때 상사나 동료들이 할 질문을 미리 예상해서 “이러이러한 질문이 예상됩니다만 이것에 대한 대안은 이것입니다.” 라는 식으로 예상되는 질문을 미리 예견하는 선제방어를 하자는 것이다.
③ 한 단계 높은 사고 : 상사에게 올리는 기안서나 보고서의 경우 많은 사람들이 ‘자신의 직급에서’ 문제를 바라보고 기안을 한다는 점이다. 상사에게 보고하러 가서 많이 깨지는 이유는 상사의 입장에서 의표를 찌르는 질문에 많이 당한다. 이렇게 당하는 이유는 담당자의 눈과 입장에서 일을 처리하려고 하기 때문이다. 자신의 입장에서 초안을 만들어 놓고 차상위의 관리자들이 이 문제를 보는 시각 등에 대해 다각도로 점검을 해본다. 일 잘 하는 사람과 일을 잘 못하는 사람의 차이가 여기서 결정되는 대도 이러한 문제를 소홀히 다루고 있다. 따라서 한 직급위에서의 질문을 예상하고 일을 추진하거나 기안을 해야 한다.
잭 웰치가 끝없는 도전과 용기라는 강연을 마치고 난후 한 젊은이가 질문을 했다. "젊은 나이였을 때 다른 동료보다 빨리 승진하게 된 비결이 무엇입니까" 라는 질문에 대해 잭 웰치는 상사의 눈에 드는 유일한 방법은 간단한 하나의 원칙을 이해하는 것입니다.(존 맥스웰, 생각의 법칙,(115) 그 하나의 원칙이라 함은 “상사가 이전에 생각지 못했던 세 가지 이상의 다른 생각과 선택, 의견을 제시하는 것” 입니다. 동료들과 차별화를 하기 위해서는 상사가 여러분에게 질문을 던질 때 그 질문에 대해서 ‘상사가 생각하고 있는 것 이상’의 아이디어와 생각을 전달 할 수 있도록 준비하는 것이다.
④ 핵심논리(focal point) : 흔히들 많은 사람들이 토론을 진행할 때 이야기의 꼬리를 물고 진행을 하다보면 항상 토론의 주제를 벗어나는 경우가 많다. 이럴 경우 항상 주제의 핵심이나 토론의 핵심을 상기시키면서 참여하는 습관을 기른다.
⑤ 숫자논리 : 조직이나 직장에서 상사가 질문을 했을 경우 대답을 하는 요령이다. 상사가 “이 안에 대해 어떻게 생각하나?” 로 물었을 경우 길게 상황을 설명하려고 하지 말고 짧게 답변해야 한다. “A안 또는 B안입니다.” 아니면 찬성 또는 반대의 입장만 밝힌다. 그리고 상사가 왜 그렇게 생각하느냐고 물으면 “그렇게 생각하는 이유는 3가지입니다. 첫째, 둘째, 셋째 등의 형식으로 답변을 한다. 무슨 차이가 있느냐고 묻는 이도 있지만 그냥 있는 이유를 나열하는 것과 첫째, 둘째 등과 같이 숫자논리로 이유를 대는 것은 큰 차이가 있다.
⑥ 그룹핑 논리 : 여러 사람이 이야기한 내용을 마인드맵에 의해 메모를 하면서 기능적 측면 구조적 측면, 영업적 측면 등과 같이 다른 사람이나 상대방이 한 이야기를 다발로 묶어내는 능력이다. “지금까지 말씀하신 내용을 종합하면 3가지로 그룹핑 할 수 있습니다. 그래서 대안도 이 3가지를 중심으로 진행하면 좋을 듯합니다.”
⑦ 시스템논리 : 토론이나 회의 시 자신의 의견을 그저 되는 대로 나열하는 경우와 체계를 갖추고 있는 경우로 나눌 수 있다. 예를 들어 마케팅에 대해서 이야기 할 때는 ‘제품(product)에 대한 의견이 나올 경우 제품만이 아닌 판매장소, 유통 등 4P 라는 개념을 도입하여 4가지를 이야기하고 시스템화하는 방법이다.
⑧ 결론우선원칙 : 상사나 동료와 이야기 할 때 말하고자 하는 핵심이나 결론을 앞에 두고 나중에 그 이유를 설명한다. 이때 결론을 듣고서 상대방이 알아들었다면 더 이상의 이유를 언급할 필요가 없다. 그래서 “핵심은 이러 이렇게 하자는 이야기입니다. 그 이유는 ...” 등의 배치를 하는 것이 좋다.
⑨ 주장에 대한 논리적 근거 : 기안이나 브리핑을 할 경우 첫째, 이렇게 주장하는 이유는 ...입니다. 그래도 고개를 끄덕이지 않는다면 둘째, 선진국에서도 이러 이렇게 하고 있습니다. 그래도 별 반응이 없을 경우 셋째, 문헌에도 나와 있고, 주장하고 있는 이러 이러한 학자들도있습니다.“등 최선을 다해 자기의 주장을 설득한다.
⑩ 반어법논리 : 좋은 내용을 가지고 있으면서 발표하는 기술이 없어 인정을 받지 못하는 경우도 있고, 내용은 그만그만하나 발표를 잘 하는 경우도 있다. 좋지 않은 내용을 발표만 잘 하라는 것이 아니라 고생해서 만든 좋은 콘텐츠를 발표를 잘 못해서 전체의 질을 떨어뜨려서는 안된다. 특히 프레젠테이션 시에 많은 사람들을 주목하게 하는 방법은 기존의 사람들이 생각하고 있는 반대의 논리를 사용하라는 것이다. 예를 들어 “이렇게들 될 거라고 생각하고 계시겠지만 사실은 그게 아니라 이렇게 하자는 이야기입니다.” 등 청중이나 동료의 시선을 끌 수 있는 표현을 간간히 섞어서 표현하는 습관이 필요하다.
⑪ 함축논리 : 흔히들 브레인스토밍 이라든지 그룹토의를 하다보면 발표를 하는 사람과 서기가 있기 마련인데 대부분의 사람들이 발표를 한 내용을 적으려다 보면 적을 거리가 없는 경우가 생긴다. 발표한 내용이나 꺼리가 없어서 그런 경우도 있고 또 너무 산만하게 이야기해서 종합이 안 되는 경우로 나뉜다. 그래서 꼭 확인해야 할 습관은 “지금 말씀하신 내용은 이렇게 하자는 말씀이시죠? 등으로 확인을 하고 지나가야 한다. 묻기가 어려운 상대의 경우 자신의 노트에 7자 내지 10자의 핵심단어를 함축하는 버릇을 가지는 것이 좋다.
글_공선표 (공선표 인적자원연구소)
* 출처: SERI포럼 "전략기획실무"